各部门、二级学院：
为切实做好我校2024年度文件材料的归档工作，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《上海科职业技术学院档案管理办法》等精神，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1.各部门、二级学院在2024年1月1日至12月31日各项工作活动中直接形成的，能反映本部门、二级学院主要工作，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的文件材料。归档范围具体参见《上海科创职业技术学院档案归档范围和保管期限表》（附件1）。
2.各部门、二级学院2024年以前产生的“应归未归”的档案材料。
3.自通知下发之日起，各部门、二级学院即可对2024年度形成的档案材料进行整理并移交归档，时间截止至2025年4月15日。
二、归档要求
1.为保障学校档案资源的完整、系统，请各部门、二级学院务必高度重视归档工作，兼职档案员要切实履行职责，做好文件材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件完整、全，并按时移交，任何部门、二级学院和个人不得将应归档材料据为己有。
2.严格实行文件材料形成部门立卷归档制度“谁形成、谁整理、谁归档”。
3.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料；涉及机构调整、撤并、新增的由合并或新产生的机构按职能分工的延续统一归档。
4.加强重大项目、重大活动与事件过程中声像与实物等特殊载体材料的归档。
5.兼职档案员按照归档范围收集本单位形成的档案材料，进行分类预立卷。
6.常用文件进行复印留存，供部门使用，将原件归档。
7.不归档的文件材料：上级普发供参阅、不办的文件材料；上级机关征求意见未定稿的文件；重份文件；无查考价值的事务性、临时性文件；未经讨论、领导未签发、未生效的文件；一般询问性、提一般建议的群众来信；非隶属机关抄送不需办理的文件材料。
8.检查档案资料的制作材料，应使用A4纸张，双面、单面打印均可，留足装订位置；不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等不规范笔墨，应使用黑色中性签字笔、碳素墨水书写。去除回形针、大头针、订书针等金属装订物。
9.形成归档文件案卷目录（附件2）和移交清单（附件3）（一式两份，经交接双方签字后各留一份备查）。
10.将档案材料送交至档案室（6号楼211室），现场办理验收移交手续。交接双方根据案卷目录，当面检查、验收，凡不符合归档要求的预立卷，退回原部门重新整理后归档。
三、联系方式
档案室电话：60152520
上海科创职业技术学院档案室
2025年3月6日
附件1：
上海科创职业技术学院档案归档范围和保管期限表（试行）.pdf
附件3：
文书档案材料移交记录.xlsx
