一、主任岗位职责
1．全面负责学院办公室的领导、管理与协调工作；确保办公室工作正常运转；
2.在院长领导下，贯彻执行上级的各项方针政策、指示和决定；
3．为学院领导提供各方面的政策信息和工作建议，当好领导参谋、及时反馈信息；
4．根据院领导要求，负责组织、协调学院行政的重大活动；
5.主持学院行政工作计划、重要报告、总结、指示等文件的起草工作，审核以学院行政名义报送及下发的重要文件；
6.负责院外有关部门的联络沟通及院内各部门间的协调工作，做到上情下达、下情上达，协调完善；
7．负责牵头学院的制度建设；
8.完成领导交办的其他工作。
二、档案员岗位职责
1.协助主任做好综合档案室的各项工作；
2.负责拟订、修订、审定各类档案管理制度并组织实施；制定与档案管理工作有关的程序文件，办理档案的借阅；对保管期限已满的档案进行鉴定；对已失去保存价值的档案，应在征得有关业务部门同意，并造册报经院领导批准后，予以销毁；
3.负责接受、整理、分类、保管和统计全院的各类档案；指导、监督、检查各立卷部门兼职档案员做好文件材料的形成、积累、归档工作，保证归档案卷的质量符合立卷规范和标准，确保归档文件材料完整、准确、系统；
4.贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策，组织部门兼职档案员的业务学习和培训，并负责档案保密教育；增强全校师生的档案意识；做好档案的统计、利用工作,对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计,编制各类档案检索工具，推进档案有效利用及信息化管理工作；
5.遵守党和国家关于保密的规定，做好保密与“八防”工作,确保档案的完整与安全；
6.主动接受上级主管部门的业务指导和督促检查；
7.积极参加档案学术研究和交流活动；
8.各类工作计划编制；
9.开放大学办学水平评估平台、分校系统评优平台管理；
10.上海教育事业统计表填报等院办相关信息统计工作；
11.完成领导交办的其他工作。
三、机要秘书岗位职责
1.负责机要文件和其他文件的签收、分发、拆封、登记、呈批、传阅、承办、催办等工作；负责机要文件的清退、上交、立卷、归档和销毁工作；
2.负责行政、法人和办公室印章的管理和使用，负责开具介绍信和有关证明；审定学院各部门印章的刻制、发放、启用及回收等工作；
3.负责《学院行政值班表》、《部门值班表》和节假日值班人员的编制、上报和通知；做好学院领导、部门人员和值班人员的考勤工作；
4.负责部门财务和固定资产管理工作；负责部门和学院领导办公用品的购置、发放、统计及保管工作；
5.负责学院组织的相关会议的准备工作(含会标、席卡、引导牌、环境美化等)；
6.负责学院月度大事记收集整理；
7.负责学院报刊杂志订阅；
8.负责全校教职工通讯修订及签到；
9.负责外来用餐安排；
10.负责协助学校依法治校制度建设、实施意见制定工作；
11.协助协调学校依法治校相关工作；
12.负责协助配合相关部门在学校教职工和学生中开展普法宣传和教育工作；
13.负责协助学校各类合同或协议的审核工作；
14.完成领导交办的其他工作。
四、文字秘书岗位职责
1.负责起草学院工作计划、重要报告、总结、指示等各类文稿、文件，起草、整理和编印领导讲话稿等；
2.收集整理汇编报送上海教育年鉴；收集整理编辑上报松江区职成教白皮书等；
3.负责做好学院有关会议的材料准备、会议记录和信息撰写、上报；及时了解和反馈会议决议和执行情况；
4.负责学院各类行政文件、材料的起草、整理及发布等；
5.负责学院规章制度的整理和汇编，收集、督促规章制度制定部门修订的各种文件；
6.负责撰写部门各类宣传报道；
7.负责会务管理，各类会务材料（PPT）制作；
8.完成领导交办的其他工作。
五、综合秘书岗位职责
1.协助主任做好对外联络和接待，参与学院大型活动协调和组织工作；
2.负责部门网站建设（官网部门网页、OA系统等）；
3.参与市开大校级研究中心建设；
4.辅助做好用车管理；
5.负责国际合作交流处工作；
6.负责行政信息公开的申请、受理、转办和答复等工作；
7.协助分管主任开展国际间合作与交流工作，协助做好学院外事工作中涉及到的各项工作；
8.完成领导交办的其他工作。
