为进一步规范学生档案管理流程，提升档案工作队伍的业务能力和责任意识，5月28日，上海科创职业技术学院学工部组织召开学生档案管理工作专题培训会。会议特邀上海农林职业技术学院学工部部长高东菊、学生档案管理专员丁琦两位专家到校指导。我校学工部、二级学院学生工作负责人、学生档案管理专员贾媛媛老师、各二级学院毕业班辅导员共同参会。
专家传经送宝，分享先进经验
会上，上海农林职业技术学院学工部部长高东菊首先介绍了该校在学生档案管理方面的整体情况、制度建设及典型做法。她从“二级学院收、档案室管”的分工模式出发，详细讲解了新生档案接收、在校期间材料归档、毕业生档案转递等全流程管理要点，并强调档案工作必须做到细致、规范、可追溯。
随后，上海农林职业技术学院学生档案管理员丁琦老师结合多年一线工作经验，围绕学生档案的“三大核心业务”——新生入学建档、学籍异动处理、毕业生档案转递，进行了系统而深入的业务培训。她重点解读了2023年《关于做好高校毕业生档案转递接收工作的通知》中的关键要求：档案须通过机要或邮政专递渠道公对公转递，严禁学生个人自带；毕业生登记表、成绩单、学籍卡、党团材料、奖惩记录等必须齐全规范；档案转递地址须准确完整，外省市学生须自行联系户籍地人才交流中心或人社局确认接收资质，并签字确认。
丁老师还分享了自己全年12个月的常态化工作流程：从1月收集毕业生基础信息、2月定制档案袋并贴附身份证复印件，到5-6月组织填写毕业生登记表、核对转递信息，再到6月底至7月初集中寄档、9月处理专升本及退役学生档案，最后在第四季度完成新生档案接收与年终盘点，形成了“一人一档一码、有进有出、实时更新”的闭环管理模式。她特别提醒，档案寄出后须在48小时内将EMS运单号推送至学生，并要求学生接龙回复“收到”并自主跟踪物流，确保档案安全抵达。
解读本校制度，压实管理责任
我校学工部负责人张老师随后介绍了《上海科创职业技术学院学生档案管理办法》及工作分工表，明确了从新生入学到毕业离校各阶段的责任部门、时间节点和归档内容。她强调了毕业生登记表的规范填写。针对档案转递信息核对环节，建议各二级学院先采用问卷星方式逐人采集信息，6月7日学生返校当日进行纸质签字确认，做到“二次核对、留痕管理”。
互动交流解困惑，聚焦难点共提升
在互动交流环节，辅导员们就延迟毕业学生档案处理、奖惩材料归档范围、档案密封章使用、专升本调档函接收等实际工作中的困惑踊跃提问。高东菊部长和丁琦老师结合农林职业技术学院的经验逐一解答，并提示：对于外省市学生，必须要求其自行查询并确认户籍地人才中心的具体接收地址、联系人及电话，严禁填写家庭住址或普通企业名称；对于优秀毕业生及各类比赛获奖证书，建议放入登记表或复印件，以丰富学生档案的证明力。
总结提升，推动档案管理再上新台阶
会议最后，学工部张老师作总结发言。她指出，学生档案关系到学生未来的工龄认定、政审、落户及职称评审，是一项基础性、服务性极强的工作。全体辅导员要以本次培训为契机，切实提高政治站位，对标先进院校经验，严格执行本校档案管理办法，做到“材料完整、信息准确、转递合规、留痕可溯”，同时加强与学生及家长的沟通，共同筑牢档案安全防线。
本次培训会内容充实、务实高效，既有政策层面的精准解读，又有操作层面的细致指导，为我校学生档案管理工作的规范化、系统化奠定了坚实基础。参会老师纷纷表示，将把培训所学迅速运用到实际工作中，确保2026届毕业生档案转递工作平稳有序完成。
供稿：学工部
日期：2026年5月28日
